Kdy tedy bude mít den 26 hodin aneb nemá týden náhodou 8 dní?

Absolvoval jsem kdysi dávno nějaká chytrá školení na Time Management, Team Building, či Project Management, ale žádné takové školení mě nic moc nového nenaučilo, neboť neexistuje žádný magický lék, žádný úžasný plánovací systém ani žádný způsob, jak toho stihnout více. Jen jsem si ověřil staré dávné pravdy, o kterých jsem již kdysi psal.

O plánování a optimalizaci času toho bylo napsáno plno, všude samé nápady, sofistikované plánovací systémy 1. - 4. generace, plno různých pomůcek, diářů (papírových i elektronických), příruček, knižních bestsellerů,... Kdo má zájem, tak najde cokoliv k tématu a může se vrhnout na studium, vyplňování formulářů, přípravu plánů dle priorit, myšlenkových map a plnění úkolů, když mu po tom všem plánování zbyde vůbec čas ;-)

Já jsem si ověřil následující jednoduché metody:


1. Den začínám důležitou věcí

Ideální je mít své důležité věci napsané někde viditelně, kde mě to hned trkne bez toho, abych pouštěl PC, musel listovat diářem, či kontroloval denní úkoly v Palmu. Já mám své důležité úkoly napsané velkou fixou na velkém papíře (A1) na zdi u stolu, takže když k němu sednu a než se přiloguji do PC, tak mě ten seznam bouchne do očí a já si ověřím, že tohle jsou opravdu věci, na kterých chci dělat.

Po nalogování do PC tak začínám hned na něčem důležitém a moc se nerozptyluji emaily (jen prolítnu, co mě čeká k vyřízení později). Co není až tak důležité, může počkat.


2. Vedu si jen hlavní seznam úkolů

Mám jen jeden hlavní seznam úkolů, který průběžně doplňuji o nové úkoly a nápady, no a tak 1x týdně ho jen prolítnu, zkontroluji nejdůležitější úkoly, zda tam není něco urgentního, či snad něco podružného nestouplo na prioritě, dopíšu poznámky, setřídím dle priorit nebo termínů.

Z tohoto hlavního seznamu si pak vyberu 3-5 nejdůležitějších projektů, úkolů, které musím a chci splnit nebo na nich pracovat následující týden a vylepím si je nad stůl.


3. Mám jednoduchou evidenci termínů

To je asi nutnost u každého, neboť život se nám hemží datumy, které musíme dodržovat. Já osobně si hlavní termíny eviduji v papírové podobě a stále s sebou nosím mini-ADK diář. Líbí se mi, že vleze do kapsy od bundy, nezavazí v batohu, že v něm mám roční kalendář se všemi významnými datumy, můžu doplňovat o případné poznámky z jednání, rychle dopisovat nápady, zvýrazňovat barevně, škrtat nebo si malovat.

Elektronický diář jsem zavrhl a nepoužívám ani diář v mobilu ani v PC ani na Webu. Je to sice hezké a mnoha lidem asi pomáhá, ale mně se neověřily. Kdysi se mi stalo, že mi došel proud ve starém Handspringu a poznámky nedostupné. A co včil? Navíc se mi nelíbí pomalé ťukání abecedy tužkou nebo prsty po písmenech.


4. Chráním svůj čas a nenechávám se rozptylovat

Tohle je někdy těžké, neboť se nedá předpovědět, kolik lidí může vyrušit s hloupostmi nebo naopak s urgentními věcmi. Jde to ale alespoň omezit, naučit kolegy nevyrušovat každých 5 minut, když je lepší se sejít třeba na hodinu po obědě, či v době, která vyhovuje oběma a vyřešit najednou více věcí.

Každý si musí sám vymyslet, jak chránit svůj čas, aby měl alespoň 2-3 hodiny naprostého klidu a mohl nerušeně pracovat s plným soustředěním.


5. Snažím se uplatňovat "multi-tasking"

Když to jde, tak každý den posunu více úkolů - projektů, neboť je to lepší jak někdy únavná celodenní práce na jednom úkolu. Mozek si tak trochu odpočine a obvykle pracuje výkonněji, čímž se v součtu udělá více práce a zvedne se produktivita. Posune se také více projektů dopředu, což je velmi důležité u nových nápadů, u kterých ještě není jasné, jaký budou mít úspěch.

Takže dopoledne začínám nejdůležitějším projektem, či úkolem, po obědě si dám něco lehčího ke strávení, odpoledne posunu druhý nejdůležitější projekt, k večeru a případně v noci zamakám na třetím projektu.


6. Pracuji jen stanovenou dobu

Když někdy opravdu nestíhám, tak místo toho, abych zvýšil počet hodin práce a snažil se pracovat 10-12 hodin denně, tak si naopak řeknu, že dnes můžu dělat jen 4-6 hodin, takže za těch pár hodin musím splnit určité úkoly.

Paradoxně se tím zvýší můj výkon a udělám všechny důležité a naplánované úkoly. Pomáhá mi totiž to, že jsem 1. vybral opravdu důležité úkoly, 2. nenechávám se nikým rozptylovat, protože mě tlačí čas, 3. neřeším hlouposti, kterými bych se jinak zabýval, kdybych měl před sebou plno času.


7. Neztrácím čas spánkem

Tohle je moje asi nejlepší pravidlo, které sice málokdo chápe, ale ověřil jsem si, že mi "obvykle" stačí 5-6 hodin spánku. Jsou jisté výjimky, ale nejsem už malé dítě, abych musel spát 8-10 hodin. Takže buď chodím spát ve 2-3 ráno a pak vstávám v 7-8, příp. naopak usnu kolem půlnoci a u PC sedím třeba už v 5-6 ráno.

Nevěřili byste, jaké to obnáší výhody! Nemám žádné problémy se spánkem, neboť lehnu a usnu. Práci, kterou udělám od 0:00-3:00, příp. od 5:00-8:00 bych nikdy nestihl a možná ani nikdy neudělal, neboť se spojuje výkonnost a naprostý klid bez vyrušování.

A co je největší výhoda?

Denně tak získám 3-4 hodiny navíc oproti někomu, kdo ten čas prospí, neboť "potřebuje" svých 8 hodin spánku. A jednoduché počty pro maximalisty:

4 hod. denně * 7 dnů = 28 hodin týdně navíc, tj. mám více jak jeden den v týdnu navíc a můj týden má 8 dní :-)

(Ve spojení s dalšími 2 hod. denně úspory času na cestě se pak skoro každý musí stát výkonnostní guru a vládce svého času.)


8. Omezuji žrouty času

Málokdo si uvědomuje, kolik je kolem nás podnětů, kterým se neumíme (nechceme) bránit. Koukáme na stupidní pořady v TV, sledujeme zprávy, pouštíme si dobré filmy, bez kterých nemůžeme být. ALE toho promarněného času, který bychom mohli věnovat důležitějším věcem - nemyslím jen práci ;-)

Jasně, taky někdy tlemím na TV, čtu noviny, ale snad se mi to trochu daří omezovat, neboť čas je mi opravdu drahý, tj. lidi a jiná zábava mi stojí za ten čas.

Takže, nedívám se na zprávy, neboť nic nového se nedozvím, nečtu noviny, neboť jsou rychlejší způsoby, jak mít přehled, co se děje. Nekoukám se ani na fotbal ani na hokej, neboť jde jen o business. Když už chci vidět nějaký film v TV, tak si ho nahraju na DVD a pouštím bez reklam v čase, který vyhovuje mně a ne TV redakci.


9. Omezuji množství informací

Zásadně omezuji množství informací, které se na mě valí, takže si např. neberu noviny zdarma, co rozdávají všude možně, neboť si chci sám rozhodovat, čím budu zatěžovat hlavu a jaké informace chci čerpat.

Na to je ideální mít v batohu vždy nějakou knížku nebo zajímavý časopis, kdy stále mám co číst, kdybych se náhodou někde nudil ve frontě, či v MHD.


10. Někdy kašlu na pravidla

Někdy se ale také na všechno vykašlu a úplně obrátím veškerý systém, např. spím 10 hodin, udělám si volno a jdu ven proflákat den focením, navštívím pár galerií nebo někam jedu na výlet, začínám den nějakými podružnostmi jako je pořádek v emailech, studium news groups, či brouzdání po Webu a čtení novinek.

I tohle je někdy potřeba, když totiž hrozí přepracovanost, burning efekt, tak tohle je taková přirozená forma obrany organizmu :-)


Viz také předchozí - Chcete, aby měl den 26 hodin?