Náklady v cizině spojené s podnikáním hrazené zákazníkem a proč je nutný daňový poradce

Nejprve úryvek z mailového dotazu, na který zkusím se svými chatrnými znalostmi odpovědět. Zaslal mi ho jeden programátor v cizině, který jako daňový rezident podává daňové přiznání v ČR, kdy myslím, že by to mohlo zajímat širší publikum:

"Pracuji nějakou dobu jako programátor-kontraktor, a i když jsem už dřív dělal pro zahraniční zákazníky, teď mám poprvé zákazníka, který mi platí letenky, ubytování, taxíky, restaurace, atd. Bohužel je to trochu silné kafe na člověka, co mi vždycky dělal daně, a tak jsem se zkusil poptat lidí z mého okolí, o kterých jsem si myslel že daním rozumí, a překvapivě jsem dostal dost rozdílné odpovědi, od jednoho extrému (že i taková letenka zaplacená zákazníkem je můj příjem z podnikání, byť nepeněžní, a měl bych ho přiznat a zdanit) až po druhý extrém (že proplacený účet za taxík nemusím přiznávat, byť je vidět jako příchozí platba na výpisu z účtu)...

Letenky a ubytování hradí přímo zákazník, mně se účty vůbec nedostanou do ruky. Taxíky, restaurace a podobně platím já s tím že účtenky pak předám zákazníkovi a dostanu to proplaceno na bankovní účet.

Předpokládám že peníze co dostanu na účet jsou příjmy z podnikání jako každé jiné a tak je i zdaním. Ale co s takovou letenkou? Jednoduché by bylo, kdybych si letenku zaplatil sám, dal bych si ji do nákladů, a o tu částku bych pak navýšil zákazníkovi fakturu za služby. Zisk bych měl naprosto stejný jako teď, zákazník taky, a bylo by to naprosto přehledné a čisté... Takže, mohl bys mi prosím pár větama stručně popsat, jak se to řeší?"


Všechny příjmy a náklady patří do účetnictví!

Kdysi na začátku jsem si dělal účetnictví sám, což není tak složité, když máte dobrý účetní program, který tiskne všechny formuláře (DPH, daňové přiznání), případně pomáhá s účtováním faktur a dokáže sledovat i více účtů v cizích měnách. Nějaké základní znalosti tedy mám, ale vůbec bych se nenazýval odborníkem na daně, či účetnictví.

K výše uvedenému dotazu tedy můžu napsat jen své vlastní praktické zkušenosti, ale každému s podobnými problémy bych spíše doporučoval obrátit se na daňového poradce - viz níže.

Základem každého účetnictví podnikatele je evidence všech příjmů a výdajů, které slouží k dosažení příjmů. Vše, co zaplatím, tak by mělo být v účetnictví jako mé odpočitatelné náklady, podobně všechny příjmy by se měli zdanit (nejsou-li to nezdanitelné příjmy jako např. vrácení přeplatku DPH).

Do nákladů si tedy můžu dávat veškeré náklady, jako jsou letenky, taxíky, ubytování apod., mám-li k nim účet (paragon) nebo jsou-li zaúčtovány na mém účtě (při platbě kartou). Když mi něco z toho hradí přímo zákazník u nás nebo v cizině (hotel, letenka), tak ten má fakturu nebo účet ve svých nákladech, já jsem nic neplatil, tak takové účetní pohyby se ani neobjeví v mém účetnictví.

Problém je tedy jedině s tím, když já osobně něco platím a účet mi proplatí zákazník. V takovém případě si zákazník vezme můj účet a takové náklady mi proplatí. Jsou to tedy mé normální příjmy a musím je zdanit. Je teď pouze otázkou, jak si zaúčtuji své prokázané výdaje, když originál účtu dostal zákazník.

Záleží na zákazníkovi, zda požaduje originál nebo mu stačí kopie účtu (pak mám paragon a dám si ho do nákladů). Druhá možnost je vše platit kartou (i v taxíku jde platit kartou), čímž mám náklad na bankovním účtu, paragon od platby kartou pak klidně můžu dát zákazníkovi k proplacení - náklad mám zaúčtovaný na účtu a příjem od zákazníka normálně pak zdaním, tj.:

mé náklady - proplacení od zákazníka = nula

(Záleží jen na kurzovním rozdílu v různých účetních dnech, zda to bude nula nebo ne.)


Letenka zaplacená zákazníkem je "příjem" z podnikání?

To jsem také slyšel a doporučuji opravdu konzultaci s daňovým poradcem, neboť to záleží na výkladu zákona a na tom, jak daný daňový poradce dokáže účetnictví a daňové přiznání obhájit na Finančním úřadě. Můj daňový poradce říká, že ho nezajímá, co jsem neplatil a co jsem nedostal na účet nebo v hotovosti, tak ať se tím vůbec nezabývám ;-)

Myslím, že tady totiž někdo směšuje nepeněžní požitky zaměstnanců s náklady a příjmy kontraktorů, tj. OSVČ. Náklady spojené se zaměstnanci jsou totiž něco jiného, kdy se vše účtuje trochu jinak (např. nárok na stravné každý den jako součást služební cesty), zdanění všech poskytnutých nepeněžních požitků (např. firemní auto, mobil).

Je tedy letenka nepeněžní příjem? Podle mě není a nikdo přece ani neví, jak jsem cestoval k zákazníkovi. Jel jsem stopem nebo soukromým tryskáčem? Co je komu do toho, zda mi zákazník poskytuje zdarma letenku, zda mi poskytne vodu, kávu, džus na pracovišti zdarma, zda mi jako požitek zajistí výtah nebo jídlo na pracovišti, či propisku na psaní?

To bych si měl jako vyžádat kopie všech faktur, které platí můj zákazník za všechny své kontraktory z celého světa a z toho jako vypočítat můj nepeněžní příjem? Každý zákazník by mě poslal někam, kdybych po něm chtěl kopie faktur, které platí každý měsíc za hotely, letenky, občerstvení nebo za propisky.

Jak bych si asi zaúčtoval nepeněžní příjem, kdybych opravdu letěl soukromým tryskáčem nebo jel tím stopem? Docela by mě to zajímalo, co by na to řekly paničky na finančáku ;-)

Já osobně ty způsoby kombinuji dle zákazníka, neboť některý preferuje rozpis v mé faktuře, další zase proplácí účty nebo zajistí ubytování nebo letenku zdarma, což má obvykle za mnohem lepší ceny ve smluvním hotelu nebo u smluvní cestovky, jak bych platil já. Když nic neplatím, tak se tím vůbec nezabývám a ještě žádná kontrola na FÚ s tím neměla žádné problémy - dost jim zaberou ty zahraniční faktury v USD a kontrola správnosti přepočtu dle kurzu ČNB ;-)

Samozřejmě, úplně nejjednodušší je platit si vše sám a ve faktuře zákazníkovi úvést všechny spojené náklady jako extra položky. To je nejčistší a nejsrozumitelnější pro všechny strany - hlavně pro ty hlavy pomazané na českém finančním úřadě.


Proč je dobré (nutné) spolupracovat s daňovým poradcem?

Od jisté doby přenechávám starosti o účetnictví a daně daňovému poradci, což bylo jedno z nejlepších rozhodnutí, které jsem kdy v podnikání učinil. Náklady na poradce se zahrnou do nákladů, takže sníží daňový základ, nejsou ani příliš vysoké (např. 10-20 tisíc za zpracování přiznání, ale záleží na městě), příp. se dá domluvit smluvní sazba pro kompletní vedení účetnictví i během roku.

Výhodou je, že daňový poradce zodpovídá jak za účetnictví, tak i za správnost daňového přiznání (záleží ale na konkrétní smlouvě, k čemu se zaváže). Termín podání přiznání se automaticky posunuje až na 30. června, takže žádné fronty někde koncem března. Navíc, každý daňový poradce je ze zákona pojištěný, kdyby něco přehlédl.

Za tu čistou hlavu to určitě stojí, nemluvě vůbec o všech možnostech správné daňové optimalizace, která by nás (amatéry) ani nenapadla ;-)